Tietosuojaseloste
Päivitetty viimeksi: 15.9.2026
Käsittelemme Reflektillä henkilötietojasi huolellisesti ja läpinäkyvästi. Tässä selosteessa kerromme, mitä tietoja keräämme verkkosivuston, yhteydenottojen, ajanvarausten, materiaalipyyntöjen ja uutiskirjeen yhteydessä.
Seloste koskee Reflektin verkkosivustoa ja yrityksen viestintää. Se ei koske rakenteilla olevan Reflekt-palvelualustaa. Alustan henkilötietojen käsittelystä kerrotaan erikseen sen käyttöönoton yhteydessä.
1. Rekisterinpitäjä
Reflekt Finland Oy
Y-tunnus: 3619259-3
PL 28, 00511 Helsinki
Tietosuojaan liittyvät yhteydenotot:
elias@reflekt.fi
2. Mitä tietoja keräämme?
Keräämme tietoja ensisijaisesti sinulta itseltäsi, kun täytät lomakkeen, otat yhteyttä, varaat tapaamisen tai tilaat uutiskirjeen.
Näitä tietoja ovat käyttämästäsi palvelusta riippuen:
nimi, sähköpostiosoite ja organisaation nimi, yhteydenottojen ja ajanvarausten tiedot, materiaalipyynnöt ja lomakkeilla antamasi tiedot, uutiskirjetilaukset, suostumukset ja niiden peruutukset.
Verkkosivuston käytöstä kertyy myös teknisiä ja käyttötietoja, kuten IP-osoite, selaimen tiedot, vierailuajankohta ja katsotut sivut.
Sähköpostiviestinnässä uutiskirjeessä käsittelemme toimitustietoja, kuten tietoa lähetyksen onnistumisesta tai epäonnistumisesta ja tilauksen peruuttamisesta. Suostumuksellasi voimme lisäksi seurata uutiskirjeiden avauksia ja linkkien klikkauksia.
Teams-tapaamisissa voimme tehdä keskustelusta kirjallisen litteroinnin vain osallistujien etukäteen tapaamisen alussa antamalla suostumuksella. Litterointi ei käynnisty automaattisesti ja se voidaan keskeyttää koska tahansa.
3. Mihin käytämme tietojasi ja millä perusteella?
Yhteydenotot ja ajanvaraukset
Käytämme tietoja vastataksemme viesteihisi ja järjestääksemme pyytämäsi tapaamisen ja uusasiakashankintaan. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme käsitellä meille osoitettuja yhteydenottoja ja ylläpitää ammatillista yhteydenpitoa.
Pyydetyt materiaalit
Käytämme lomakkeella antamiasi tietoja pyytämäsi materiaalin, kuten työkirjan, toimittamiseen. Nykyisessä tilauslomakkeessa käsittely perustuu antamaasi suostumukseen. Materiaalin tilaaminen ei edellytä uutiskirjeen tilaamista.
Asiakas- ja yhteistyösuhteet
Käsittely perustuu sopimuksen tekemiseen tai täyttämiseen, kun olet itse sopimuksen osapuoli. Organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja käsittelemme oikeutetun etumme perusteella asiakas- ja yhteistyösuhteiden hoitamiseksi. Lakisääteisten velvoitteiden edellyttämä käsittely perustuu lakiin.
Uutiskirje ja sen seuranta
Lähetämme uutiskirjeitä suostumuksellasi. Mahdollista avaus- ja klikkausseurantaa käytämme suostumuksellasi arvioidaksemme sisältöjen kiinnostavuutta ja kehittääksemme vastaanottajia puhuttelevia sisältöjä.
Uutiskirjeen tilaaminen on vapaaehtoista. Voit peruuttaa tilauksen jokaisessa uutiskirjeessä olevan linkin kautta.
4. Evästeet ja verkkosivuston analytiikka
Verkkosivustomme toimii Squarespacessa. Käytämme sen omaa analytiikkaa ja Activity log -toimintoa verkkosivuston käytön tarkasteluun ja sivuston kehittämiseen.
Välttämättömiä evästeitä käytetään sivuston toimintaan. Suostumusta edellyttävät analytiikkaevästeet otetaan käyttöön valintasi perusteella. Voit hyväksyä ne, hylätä ne tai muuttaa valintojasi sivuston Evästeasetukset-linkistä.
Sivuston toiminnan ja tietoturvan kannalta tarpeellisten teknisten lokitietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme ylläpitää toimivaa ja turvallista verkkosivustoa.
5. Palveluntarjoajat ja tietojen vastaanottajat
Käytämme seuraavia palveluntarjoajia:
Squarespace: verkkosivuston ylläpito, tiedostojen tarjoaminen ja verkkosivuston analytiikka.
HubSpot: verkkolomakkeet, yhteystietojen ja suostumusten hallinta sekä materiaalien toimitusviestit ja uutiskirjeet.
Microsoft 365, kuten Outlook, Teams ja Bookings: sähköpostiviestintä, tapaamiset ja ajanvaraukset.
Palveluntarjoajat ja niiden käyttämät alihankkijat käsittelevät tietoja tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Sovimme puolestamme tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä tietojenkäsittelysopimuksin.
Emme myy henkilötietojasi emmekä luovuta niitä muiden yritysten omaan markkinointiin. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain edellyttämissä tilanteissa.
6. Tietojen siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Palveluntarjoajamme voivat käsitellä tietoja myös Euroopan talousalueen ulkopuolella esimerkiksi palvelun ylläpidon tai tukipalvelujen yhteydessä.
Siirroissa käytetään soveltuvaa lainmukaista siirtoperustetta, kuten Euroopan komission päätöstä tietosuojan riittävyydestä tai komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja tarvittavia täydentäviä suojatoimia.
7. Tietojen säilytys ja suojaus
Säilytämme tietoja niiden käyttötarkoituksen edellyttämän ajan:
Pelkkä materiaalipyyntö: poistamme yhteystiedot viimeistään kolmen kuukauden kuluttua materiaalin toimittamisesta, ellei niiden säilyttämiselle ole muuta perustetta.
Yhteydenotot ja ajanvaraukset, jotka eivät johda asiakkuuteen tai yhteistyöhön: poistamme tiedot viimeistään 12 kuukauden kuluttua viimeisestä yhteydenotosta.
Uutiskirjetilaus: säilytämme tilaajatietoja tilauksen voimassaolon ajan ja arvioimme niiden tarpeellisuutta vuosittain.
Asiakas- ja yhteistyösuhteet: säilytämme tietoja suhteen hoitamisen ajan sekä sen jälkeen lakisääteisten velvoitteiden tai mahdollisten oikeusvaateiden edellyttämässä laajuudessa.
Litteroinnit: kerromme säilytysajan ennen litterointia ja poistamme aineiston, kun sitä ei enää tarvita sovittuun tarkoitukseen.
Tilauksen peruuttamisen jälkeen voimme säilyttää rajatut tiedot suostumuksen osoittamiseksi ja sen varmistamiseksi, ettei sinulle lähetetä viestejä vastoin kieltoasi. Näitä tietoja ei käytetä markkinointiin.
Teknisten lokien, analytiikkatietojen ja varmuuskopioiden säilytys määräytyy käytettyjen palvelujen asetusten ja tietojen tarpeellisuuden perusteella.
Suojaamme tietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin keinoin. Pääsy henkilötietoihin rajataan niihin henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
8. Oikeutesi
Sinulla on soveltuvin edellytyksin oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa.
Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen. Voit aina vastustaa tietojesi käyttöä suoramarkkinointiin.